Dienstreisen

Dieser Beitrag führt Sie schrittweise durch alle Aspekte im Zusammenhang mit Dienst- und Fortbildungsreisen. Angefangen vom Genehmigungsantrag in BayRMS bis hin zum Antrag auf Reisekostenerstattung bzw. Reisemittelerstattung und die Zeiterfassung.

Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise

Screenshot BayRMS

Bevor Sie eine Dienst- oder Fortbildungsreise angetreten werden kann, muss diese genehmigt werden. Die Genehmigung erfolgt über das Portal BayRMS. Geben Sie dort alle Eckdaten Ihrer Reise ein. Sie erhalten eine Benachrichtigung sobald die Genehmigung erteilt wurde.

Bei Fragen zu BayRMS können Sie sich an Frau Manuela Schmidt (Durchwahl 108) wenden.

Dienstwagen

Die ALP verfügt über Dienstwagen. Die Verfügbarkeit können Sie bei Frau Sommer-Hippele (Durchwahl 101) abfragen.

Bitte tanken Sie die Dienstwagen nach Rückkehr an die ALP wieder auf. Die Tankkosten können Sie über die Reisekosten abrechnen.

Anrechnung der Dienst- und Reisezeiten

Grundsätzlich gilt die Rechtsgrundlage Abschnitt 11 Nr. 1.3, 1.6 und Abschnitt 12 Nr. 1 Verwaltungsvorschriften zum Beamtenrecht (VV-BeamR) sowie das FMS vom 12.12.2006. Die Rechtsvorschriften finden sie hier.

Arbeitstag mit Sollzeitreglung: Ganztägige oder mehrtägige Dienstreisen	Beispiel
Für jeden Reisetag ist die jeweils geltende Sollzeit als Arbeitszeit zu berücksichtigen, soweit die Dienstreise einschließlich der anrechenbaren Reisezeit die gesamte Sollzeit umfasst. Über die Sollzeit hinaus können nur tatsächlich geleistete Zeiten als Arbeitszeit berücksichtigt werden	Dienstreise umfasst die Zeit von 8:00 Uhr bis 16:30 Uhr. Anrechnung von 8 Stunden (automatischer Pausenabzug von 30min)
Tage mit Sollzeitregelung: Reisezeiten außerhalb der Sollzeit	Beispiel
Fällt ein Teil (oder die gesamte) Reisezeit in einen Zeitraum außerhalb der täglichen Sollzeit, dann kann nur 1/3 dieser Reisezeit als Freizeitausgleich (Überstunden) angerechnet werden. Wird die Sollzeit um weniger als 30 Minuten überschritten, wird kein Freizeitausgleich gewährt. Bei einer Überschreitung von mehr als 30 Minuten wird auf die volle Stunde aufgerundet.	Dienstbeginn ist 8:00 Uhr. Somit endet die Sollzeit um 16:30 Uhr. Die Rückankunft am Dienstort endet erst um 16:50 Uhr. Es wird kein somit keine Freizeitausgleich gewährt. Bei Rückankunft um 17:10 Uhr wird ein Freizeitausgleich von 20 Minuten gewährt. (Überschreitung der Sollzeit um eine Stunde (aufgerundet) und Anrechnung für Freizeitausgleich im Umfang von 1/3 der Zeit)
Arbeitstag mit Sollzeitregelung: Dienstreisen von kürzerer Dauer (Dienstreise umfasst nicht die gesamte Sollzeit)	Beispiel
Nur die Zeiten dienstlicher Inanspruchname am Geschäftsort sowie die anrechenbaren Reisezeiten sind als Arbeitszeit zu berücksichtigen.	Reisebeginn erst um 11:00 Uhr und/ oder Reiseende schon um 15:00 Uhr und davor bzw. danach keine Dienstleistung
Tage ohne Sollzeitregelung (Wochenenden, gesetzliche Feiertage)	Beispiel
Es können nur tatsächlich angefallene Arbeits- und Reisezeiten berücksichtigt werden (Hinweis auf 2/3 Regelung für Reisezeiten an Samstagen, Sonntagen oder gesetzlichen Feiertagen, Abschnitt 12 Nr. 1.2 Satz 2 VV-BeamtR)	Die Dienstreise wird bereits am Sonntag Abend angetreten. Die Reisezeit beträgt 2 Stunden. Es werden folglich 80 Minuten (2/3 von 120 Minuten) als Freizeitausgleich gewährt.
Anrechnung der Reisezeiten bei Beginn oder Ende der Dienstreise an der Wohnung	Beispiel
Wird die Dienstreise an der Wohnung angetreten oder beendet, darf höchstens die Reisezeit berücksichtigt werden, die bei einer Anreise oder Ankunft an der Dienststelle angefallen wäre. D.h. ist die tatsächliche Reisezeit von der Wohnung kürzer als die von der Dienststelle, wird nur die tatsächliche Reisezeit angerechnet.	Die Reisezeit von der Wohnung zum auswärtigen Geschäftsort beträgt 2 Stunden. Die Reisezeit vom Dienstort beträgt jedoch nur 1 Stunde. Als Reisezeit wird 1 Stunde angerechnet. Die Reisezeit von der Wohnung beträgt 1 Stunde. Die Reisezeit vom Dienstort beträgt 1,5 Stunden. Die Reise wurde von der Wohnung angetreten. Somit wird 1 Stunde als Reisezeit angerechnet.
Ausnahme: Ist es aus dienstlichen Gründen notwendig, die Dienstreise zwischen 20:00 Uhr und 6:00 Uhr oder an einem Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag anzutreten oder zu beenden, wird die Reisezeit von Wohnort zum auswärtigen Dienstort vollständig angerechnet. Hierfür gibt es eine speziellen Hinweis im entsprechenden Formular.	Das Dienstgeschäft beginnt am auswärtigen Dienstort bereits am Montag um 7:30 Uhr. Aus diesem Grund wird die Fahrt bereits am Sonntag von der Wohnung angetreten. Die Reisedauer beträgt 2 Stunden (von der Dienststelle nur 1 Stunde). Als Freizeitausgleich werden 80 Minuten gewährt (2/3 von 120 Minuten (Tag ohne Sollzeitregelung)) Das Dienstgeschäft beginnt am auswärtigen Dienstort bereits am Dienstag um 7:30 Uhr. Aus diesem Grund wird die Fahrt bereits am Montag von der Wohnung angetreten. Die Reisedauer beträgt 2 Stunden (von der Dienststelle nur 1 Stunde). Als Freizeitausgleich werden 40 Minuten gewährt (1/3 von 120 Minuten (Tag mit Sollzeitregelung))

Abrechnung der Dienst- und Reisezeiten

Die Buchung der Dienst- und Reisezeiten kann nicht selbst in BayZeit vorgenommen werden. Um die Dienst- und Reisezeiten entsprechend abrechnen zu können, müssen Sie das Dienstreisen-Abrechnungsformular ausfüllen und bei Ihrer Abteilungsleitung bzw. Ihrer Bereichsleitung abgeben.

Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenerstattung erfolgt auch über das Portal BayRMS. Hier können auch sogenannte Reisemittel bereits im Vorfeld beantragt werden.